【完全版】最速で外注化する方法！他人に仕事を任せるのが苦手な人必見！
外注化する上でまず確認すべきこと
1）作業量、作業難易度が報酬に見合っているのか
2）作業の進捗を簡単に確認できる仕組みにしているか
3）作業上のミスが簡単に分かる仕組みにしているか
4）作業が自動化されており、コミュニケーションが極力不要な設計になっているか
【対策1】作業量、作業難易度の調整方法について
1）任せたい仕事をリストアップする
2）必要最小限の作業に抑える
外注化する際、必ず「出来ればこれもやってほしい」というものも盛り込みがちです。何度も見直しましょう。
3）必要であれば作業工程ごとに仕事を分ける
必要最小限に抑えたにも関わらず、とても一人では作業が難しいという場合もあります。
自分の基準だけで考えないでくださいね。自分は出来ると思っても外注さんにとっては難易度が高いというケースも多くあります。
実際に作業を任せてみて、上手く回らない場合などは作業工程ごとに仕事を分けることも検討してみて下さい。
【対策2、対策3】スプレッドシートを活用しよう
外注さんに何らかの入力作業を任せる場合、私はスプレッドシートを活用することが多いです。
→誤入力や入力漏れがある場合には何らかのアラートが出るよう関数を組みましょう。
なんらかのミスがある場合には外注さん自身で気付けるようにして下さい。
【対策4】「コミュニケーションが大事」が大間違いな理由
「コミュニケーションが大事」というのは何か本質的なものを感じるように思うかもしれませんが、こと外注化においては大きな間違いです。
外注さんにはいろんな方がいます。仕事が早い方もいれば遅い方もいますし、仕事が早く正確な方もいれば仕事が早いようでミスが多い方もいます。
コミュニケーションでその穴埋めをしなければならないという業務設計自体が誤りなんですね。
「しっかりコミュニケーションを取り、十分な教育した〇〇さん」でないと任せられないような設計では事業がスケールしませんし、その方が辞めた場合の穴埋めにとんでもない工数を割くことになります。
本来時間を確保するための外注化だったはずなのに、逆に貴重な時間を割くことになりあなたのストレスの原因にもなりかねません。
1～3の対策をしっかり実行し極力コミュニケーションが不要な環境を作ってください。
【その他】インセンティブは諸刃の剣
リサーチ業務などで生産性が高い外注さんにインセンティブを支払い、モチベーションを上げようと考える方もいらっしゃるかと思います。
確かに一時的には上がるでしょう。ですが残念ながら、人はそういった刺激にはすぐに慣れてしまいますので、モチベーションが上がるということもなくなります。
それは外注さんが悪いのではなく、人間という生き物がそういう仕組みになっているので仕方がないんです。
逆に一転してインセンティブがもらえない状況になってしまうとモチベーションは確実にだだ下がりしますので正に諸刃の剣になります。
ショッキングかもしれませんが事実ですので受け入れましょう。モチベーションを管理するのではなく、モチベーション管理が必要のない業務設計をこころがけて下さい。
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